Microsoft 365 back-up: waarom je het zelf moet regelen

“Het staat toch in de cloud? Dan maakt Microsoft er vast een back-up van.” Het is een van de meest gehoorde misverstanden over Microsoft 365. Microsoft zorgt ervoor dat de dienst beschikbaar blijft, maar is niet verantwoordelijk voor het terugzetten van gegevens die jij, een collega of een aanvaller verwijdert of versleutelt. En de mogelijkheden om iets terug te halen, zijn beperkt in de tijd.

In dit artikel lees je wat Microsoft wél en niet doet, hoe lang je verwijderde gegevens kunt terughalen, en waar een goede back-up van Microsoft 365 aan moet voldoen.

Wat Microsoft wél en niet doet

Bij clouddiensten geldt een gedeelde verantwoordelijkheid. Microsoft zorgt voor de infrastructuur: de datacenters, de servers en de beschikbaarheid van de dienst. Valt er bij Microsoft een datacenter uit, dan zorgen zij dat je gewoon verder kunt werken.

Maar voor de inhoud (je e-mails, bestanden, sites en Teams-gesprekken) ben je als organisatie zelf verantwoordelijk. Als iemand per ongeluk een projectmap verwijdert, of als ransomware je bestanden versleutelt, ziet Microsoft dat als een gewone wijziging die jij hebt gedaan.

Hoe lang kun je verwijderde gegevens terughalen?

Microsoft 365 heeft een aantal ingebouwde vangnetten, zoals een prullenbak en versiegeschiedenis. Die zijn handig, maar ze zijn beperkt in de tijd:

• E-mail (Exchange Online): permanent verwijderde items zijn standaard 14 dagen te herstellen. Een beheerder kan dat verlengen tot maximaal 30 dagen.
• SharePoint en OneDrive: verwijderde bestanden staan 93 dagen in de prullenbak. Daarna zijn ze definitief weg.
• OneDrive van een vertrokken medewerker: als het account wordt verwijderd, blijven de bestanden een ingestelde periode bewaard. Die periode is instelbaar vanaf 30 dagen.
• Teams: de bestanden in Teams staan in SharePoint en vallen onder dezelfde regels. Chatberichten worden in Exchange bewaard.

Ontdek je pas na een paar maanden dat er iets mist, dan is het vaak te laat.

Vijf situaties waarin je zonder back-up in de problemen komt

1. Te laat ontdekt. Een collega ruimt een map op die toch nog nodig blijkt. Dat merk je na vier maanden, bij de jaarafsluiting. De prullenbak is dan al geleegd.
2. Ransomware. Ransomware versleutelt de bestanden op een laptop. Omdat OneDrive synchroniseert, worden de versleutelde versies ook in de cloud opgeslagen. OneDrive kan een map vaak terugzetten naar een eerder moment, maar dat is beperkt in de tijd en niet bedoeld om je hele organisatie te herstellen. Lees ook ons artikel Ransomware voorkomen: zo bescherm je je bedrijf.
3. Een gehackt account. Een aanvaller die toegang krijgt tot een account, kan mail en bestanden verwijderen of aanpassen. Met alleen de ingebouwde voorzieningen is het lastig om alles in de juiste staat terug te zetten.
4. Een vertrokken medewerker. Het account van een oud-collega wordt verwijderd, en na de bewaartermijn zijn diens mailbox en OneDrive definitief weg, inclusief de klantcorrespondentie die er misschien nog in stond.
5. Een fout bij beheer of migratie. Een verkeerd ingestelde synchronisatie of een mislukte migratie kan in één keer veel gegevens overschrijven.

Waarom prullenbak en versiegeschiedenis geen back-up zijn

De prullenbak en versiegeschiedenis zitten binnen dezelfde omgeving als je gegevens. Als die omgeving wordt getroffen door een aanvaller, een fout of een verkeerd beleid, dan zijn ook die vangnetten kwetsbaar. Bovendien zijn ze niet gemaakt om snel grote hoeveelheden gegevens terug te zetten naar een precies moment.

Ook een bewaarbeleid (retentiebeleid) in Microsoft 365 is geen back-up. Dat is bedoeld om gegevens te bewaren voor bijvoorbeeld wettelijke verplichtingen, niet om na een incident snel je werkomgeving te herstellen.

Een echte back-up is een aparte kopie, buiten je gewone omgeving, die je op elk gewenst moment kunt terugzetten.

Waar moet een goede Microsoft 365-back-up aan voldoen?

• Alle onderdelen: Exchange (mail en agenda), OneDrive, SharePoint en Teams.
• Automatisch en regelmatig: minimaal dagelijks, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
• Gescheiden en onveranderbaar: de back-up staat los van je Microsoft 365-omgeving en kan niet worden aangepast of gewist, ook niet door een aanvaller. Dat sluit aan op de basismaatregelen van het CCV: bewaar minimaal één back-up op een andere locatie, en zorg dat die onveranderbaar is.
• Een passende bewaartermijn: lang genoeg om ook fouten terug te draaien die je pas na maanden ontdekt.
• Snel en gericht terugzetten: een enkele mail of één bestand, maar ook een complete mailbox of site.
• Getest herstel: een back-up is pas waardevol als herstel werkt. Test dat daarom periodiek.
• Opslag binnen de EU: voor de AVG is het verstandig om te weten waar je back-up staat.

Er zijn verschillende oplossingen: gespecialiseerde back-updiensten van andere partijen, en ook Microsoft biedt inmiddels een eigen, betaalde back-updienst. Welke het beste past, hangt af van je omgeving, de bewaartermijnen die je nodig hebt en hoe snel je wilt kunnen herstellen.

Checklist: is je Microsoft 365-data goed beschermd?

• Je weet hoe lang je verwijderde mail en bestanden nu kunt terughalen
• Er is een aparte back-up van Exchange, OneDrive, SharePoint en Teams
• De back-up draait automatisch, minimaal dagelijks
• Minimaal één back-up staat gescheiden van je omgeving en is onveranderbaar
• De bewaartermijn is afgestemd op wat je organisatie nodig heeft
• Het terugzetten is getest, en je weet hoe lang herstel duurt
• Er is een afspraak over wat er gebeurt met de gegevens van vertrokken medewerkers

Wil je weten hoe goed jouw Microsoft 365-gegevens beschermd zijn? Lees meer over back-up en continuïteit, doe de gratis IT-check of neem contact met ons op.