Grip op je bedrijfsdata met Microsoft Purview

Vroeger stonden je bedrijfsgegevens op een server op kantoor. Nu staan ze overal: in OneDrive, SharePoint en Teams, in mailboxen, op laptops en telefoons, en in bestanden die zijn gedeeld met klanten en partners. Dat maakt samenwerken makkelijk, maar het maakt het ook lastiger om te weten waar je gevoelige informatie is, en wie erbij kan.

In dit artikel lees je hoe je met Microsoft Purview grip houdt op je bedrijfsdata, zodat die veilig blijft, ook als hij met je meereist.

Wat je niet ziet, kun je niet beschermen

De eerste stap naar goede databeveiliging is inzicht. Zonder te weten welke gevoelige gegevens je hebt en waar ze staan, kun je geen risico’s inschatten en geen gericht beleid maken. Het is als het beveiligen van een gebouw zonder te weten waar de deuren en ramen zitten.

Die vraag wordt steeds belangrijker. Wet- en regelgeving zoals de AVG en de Cyberbeveiligingswet vraagt dat je weet welke gegevens je verwerkt en dat je ze passend beschermt. En ook klanten willen steeds vaker weten hoe je met hun informatie omgaat.

Wat is Microsoft Purview?

Microsoft Purview is de verzamelnaam voor de functies in Microsoft 365 waarmee je gegevens herkent, classificeert, beschermt en beheert. In Microsoft 365 Business Premium zit een basis daarvan; voor een aantal geavanceerde functies is een aanvullende licentie nodig.

Vier bouwstenen voor grip op je data

1. Classificeren: weten wat gevoelig is

Met gevoeligheidslabels geef je aan hoe vertrouwelijk een document of mail is, bijvoorbeeld Openbaar, Intern of Vertrouwelijk. Aan zo’n label kun je regels koppelen, zoals versleuteling of het blokkeren van delen buiten de organisatie. Purview kan ook bepaalde soorten gevoelige informatie herkennen, zoals BSN’s of bankrekeningnummers.

2. Versleutelen: veilig, ook als het misgaat

Een vertrouwelijk document dat is versleuteld, blijft beschermd, ook als het per ongeluk bij de verkeerde persoon terechtkomt, of als iemand het onderschept. Alleen wie er toegang toe heeft, kan het openen. Die bescherming reist met het bestand mee, ook buiten je eigen omgeving.

3. Voorkomen dat gegevens weglekken

Met Data Loss Prevention (DLP) stel je regels in die voorkomen dat gevoelige informatie op de verkeerde plek terechtkomt. Wil een medewerker bijvoorbeeld een bestand met klantgegevens naar een extern adres mailen, dan krijgt hij een waarschuwing, of wordt het versturen tegengehouden. Zo voorkom je veel fouten, zonder dat je iedereen hoeft te wantrouwen.

4. Zien wat er gebeurt

Met overzichten en rapportages zie je hoe gevoelige informatie wordt gebruikt en gedeeld. Voor organisaties met een hoger risico biedt Purview ook functies om risicovol gedrag van binnenuit te signaleren. Denk aan een medewerker die kort voor zijn vertrek ineens grote hoeveelheden bestanden downloadt. Die functies zijn beschikbaar met een aanvullende licentie en worden zo ingericht dat de privacy van medewerkers is geborgd.

Beveiliging die met je meereist

Door classificatie, versleuteling en DLP te combineren, blijft je data beschermd, waar je ook werkt. Op kantoor, thuis of in de trein: de beveiliging zit aan de gegevens zelf, en niet alleen aan de plek waar ze staan.

Combineer dit met de andere onderdelen van een veilige werkplek:

• Multi-factor authenticatie en voorwaardelijke toegang, zodat alleen de juiste mensen op veilige apparaten bij je gegevens kunnen.
• Beheer van apparaten, zodat een verloren laptop of telefoon op afstand kan worden vergrendeld of gewist.
• Een aparte back-up, voor als er toch iets misgaat. Lees daarover Microsoft 365 back-up: waarom je het zelf moet regelen.

Waar begin je?

1. Breng in kaart welke soorten gevoelige informatie je hebt, en waar die staan.
2. Ruim rechten op, zodat mappen en sites niet ruimer openstaan dan nodig.
3. Kies een paar eenvoudige labels en leg uit wanneer je welk label gebruikt.
4. Begin met DLP in waarschuwingsmodus, zodat medewerkers worden geholpen in plaats van geblokkeerd, en schroef het op als het goed werkt.
5. Evalueer regelmatig of de regels nog passen bij hoe jullie werken.

Goed nieuws voor wie met Copilot aan de slag wil: juist deze stappen zorgen er ook voor dat AI veilig met je gegevens omgaat. Lees meer in Klaar voor Copilot? Zo bereid je je organisatie voor.

Wil je weten hoe je je bedrijfsdata beter beschermt, en wat daarvoor in jouw licentie zit? Lees meer over Microsoft 365 voor het MKB of neem contact met ons op.