Overstappen naar Microsoft 365: 5 stappen voor succes

Steeds meer organisaties stappen over naar Microsoft 365: van een eigen server, een ander mailplatform of een losse verzameling programma’s. De voordelen zijn duidelijk: overal werken, makkelijk samenwerken en altijd de nieuwste versie. Maar een geslaagde overstap is meer dan het omzetten van mailboxen en bestanden.

In dit artikel lees je vijf stappen die het verschil maken tussen een overstap die “werkt” en een overstap waar je team echt beter van gaat werken.

1. Zorg voor een goede internetverbinding

Microsoft 365 is een clouddienst. Je e-mail, bestanden en vergaderingen gaan dus via internet. Dat betekent dat een snelle, stabiele verbinding belangrijker wordt dan voorheen.

Kijk daarom vooraf of je verbinding past bij het aantal medewerkers en de manier waarop jullie werken. Veel videovergaderen en werken met grote bestanden vraagt meer capaciteit. Denk bij bedrijfskritische locaties ook aan een back-upverbinding, zodat je kunt blijven werken als de hoofdverbinding uitvalt.

2. Pas ook je manier van werken aan

Veel dingen in Microsoft 365 voelen vertrouwd, maar sommige gewoonten kun je beter veranderen. Een goed voorbeeld: een groot bestand als bijlage mailen naar tien collega’s. Dat leidt tot tien kopieën, onduidelijkheid over de laatste versie en onnodig dataverkeer.

In Microsoft 365 deel je in plaats daarvan een link naar het bestand in OneDrive, SharePoint of Teams. Iedereen werkt dan in hetzelfde document, en er is altijd maar één actuele versie. Zulke kleine veranderingen maken een groot verschil. Maak daarom vooraf afspraken over wat je waar opslaat en hoe je bestanden deelt.

3. Richt de beveiliging goed in

Microsoft 365 kan veel veiliger zijn dan een gemiddelde eigen server. Maar dat gebeurt niet vanzelf. De standaardinstellingen zijn niet altijd de veiligste, en veel beveiligingsfuncties moeten eerst worden ingericht. Denk aan:

• multi-factor authenticatie voor alle gebruikers;
• e-mailbeveiliging tegen phishing, en een goed ingericht domein met SPF, DKIM en DMARC;
• beheer van laptops en telefoons, zodat je een verloren apparaat kunt vergrendelen of wissen;
• de juiste rechten op mappen, sites en Teams;
• een aparte back-up van je Microsoft 365-gegevens.

4. Neem je medewerkers mee

Microsoft 365 draait om samenwerken. Maar dat werkt pas als je team weet hoe het moet. Een korte, praktische training over bijvoorbeeld Teams, het delen van bestanden en samenwerken in één document maakt een groot verschil.

Wijs daarnaast een of twee enthousiaste collega’s aan als vast aanspreekpunt. Zij helpen anderen op weg en laten zien wat er mogelijk is. Dat werkt vaak beter dan welke handleiding ook.

5. Plan de overstap zorgvuldig

Een goede overstap begint met een goed plan:

• Breng in kaart welke gegevens en toepassingen je nu gebruikt, en wat er mee moet.
• Ruim eerst op. Oude bestanden en dubbele mappen hoef je niet mee te verhuizen.
• Bepaal een structuur voor Teams en SharePoint, zodat iedereen straks weet waar alles staat.
• Kies het juiste moment, bijvoorbeeld buiten werktijd, zodat het werk gewoon door kan gaan.
• Regel nazorg, zodat vragen in de eerste weken snel worden opgelost.

Hulp bij de overstap

Een overstap naar Microsoft 365 is een goed moment om je IT in één keer goed in te richten: veilig, overzichtelijk en klaar voor de toekomst. Lees meer over Microsoft 365 voor het MKB, over hoe wij een overstap begeleiden, of neem contact met ons op.