Copilot echt gebruiken: adoptie met Let's Copilot

Je hebt Microsoft 365 Copilot aangeschaft, de omgeving is voorbereid en de licenties zijn uitgedeeld. En dan? In de praktijk blijkt dat de eerste weken het verschil maken. Medewerkers proberen Copilot een paar keer uit, krijgen niet meteen het antwoord dat ze zochten, en vallen terug op hun oude manier van werken. De licentie blijft betaald, maar de tijdwinst blijft uit.

Dat ligt zelden aan Copilot. Het ligt aan iets heel menselijks: een nieuwe gewoonte ontstaat niet vanzelf. In dit artikel lees je waarom adoptie de sleutel is tot een goede investering in Copilot, en hoe de training Let’s Copilot je team helpt om er echt mee te gaan werken.

Waarom een licentie alleen niet genoeg is

Copilot is geen programma dat je één keer leert, zoals een nieuw boekhoudpakket. Het is een assistent die zo goed werkt als de vraag die je stelt. Wie weet hoe je een goede opdracht geeft (een prompt), welke context je meegeeft en wanneer je Copilot beter níet inzet, haalt er veel meer uit.

Een klassieke training van een middag helpt daar maar beperkt bij. Na een paar dagen is de helft vergeten, en de voorbeelden sluiten vaak niet aan bij het werk dat iemand zelf doet. Een controller heeft iets anders aan Copilot dan een projectleider of een medewerker op de klantenservice.

Er is ook een wettelijke reden om te investeren in kennis. Sinds februari 2025 vraagt de Europese AI-verordening (AI Act) van organisaties die AI inzetten dat hun medewerkers voldoende AI-geletterd zijn. Een doorlopend leerprogramma is een praktische manier om daar invulling aan te geven.

Wat is Let’s Copilot?

Let’s Copilot is een adoptieprogramma voor Microsoft 365 Copilot dat volledig in Microsoft Teams werkt. In plaats van één lange training krijgen medewerkers elke dag een korte uitdaging, afgestemd op hun rol. Ze leren Copilot zo gebruiken voor hun eigen werk: een vergadering samenvatten, een eerste versie van een offerte schrijven, een lange mailwisseling op een rij zetten of een Excel-bestand analyseren.

De belangrijkste kenmerken:

• Werkt in Teams. Er is geen extra app of apart leerplatform nodig. Medewerkers leren in de omgeving waar ze toch al werken.
• Elke dag een paar minuten. De aanbieder adviseert ongeveer 11 minuten per dag, 11 weken lang. Kort genoeg om vol te houden, lang genoeg om er een gewoonte van te maken.
• Leerpaden per rol. Meer dan 70 praktische lessen, met een AI-coach die de uitdagingen afstemt op de functie van de medewerker.
• Speels en sociaal. Met badges en een vriendschappelijke competitie tussen collega’s en teams blijft het leuk om mee te doen.
• Inzicht in de voortgang. Een dashboard laat zien hoe de adoptie zich ontwikkelt, zodat je weet waar extra aandacht nodig is.

Volgens de aanbieder zelf zien organisaties binnen zes weken tot 36% meer gebruik van Copilot, en besparen deelnemers gemiddeld drie uur per week. Zulke cijfers verschillen per organisatie; wat telt is dat je zelf meet wat het in jouw situatie oplevert.

Waarom korte, dagelijkse training beter werkt

Het idee achter Let’s Copilot sluit aan bij hoe mensen nieuwe gewoontes aanleren: vaak, kort en direct toepasbaar. Een uitdaging die je vandaag leert, gebruik je vandaag nog in je eigen werk. Dat blijft beter hangen dan een presentatie met twintig voorbeelden.

Daarnaast werkt het sociale element. Als collega’s hun beste toepassingen delen en elkaar uitdagen, gaat het gesprek op de werkvloer over wat Copilot oplevert, in plaats van over wat er misging. Dat is precies de beweging die je als organisatie wilt maken.

Eerst de basis, dan de training

Let’s Copilot helpt je team Copilot goed te gebruiken. Maar het werkt het best als je Microsoft 365-omgeving er klaar voor is. Copilot kan namelijk bij alle informatie waar een medewerker toegang toe heeft. Staan mappen en sites ruimer open dan bedoeld, dan wordt dat met een enthousiast getraind team juist sneller zichtbaar.

Zorg daarom eerst dat:

• rechten op SharePoint, Teams en OneDrive zijn nagelopen en beperkt;
• verouderde informatie is opgeruimd en gevoelige documenten zijn gelabeld;
• er duidelijke afspraken zijn over het gebruik van AI.

Hoe je dat aanpakt, lees je in Klaar voor Copilot? Zo bereid je je organisatie voor. En welke fouten je beter kunt vermijden, staat in Risico’s van Copilot: 8 fouten die je voorkomt.

Zo pak je de uitrol aan

1. Breng je omgeving op orde. Rechten, informatie en afspraken, zoals hierboven beschreven.
2. Begin met een pilotgroep. Kies een groep enthousiaste medewerkers uit verschillende afdelingen. Zij ontdekken wat werkt en worden later het aanspreekpunt voor hun collega’s.
3. Meet vooraf en achteraf. Leg vast hoe vaak Copilot nu gebruikt wordt en waar tijd in gaat zitten. Zo zie je na een paar weken wat de training oplevert.
4. Breid stap voor stap uit. Verwerk de ervaringen uit de pilot en rol de training daarna uit naar de rest van de organisatie.
5. Blijf delen. Laat medewerkers hun beste toepassingen zien, bijvoorbeeld in een vast Teams-kanaal. Zo blijft de kennis groeien, ook na de training.

Hoe NSO je helpt

NSO is partner van Let’s Copilot. We leveren de licenties, richten het programma in binnen jouw Teams-omgeving en begeleiden de uitrol: van de voorbereiding van je Microsoft 365-omgeving en de pilot tot de evaluatie van de resultaten. Zo heb je één aanspreekpunt voor zowel de techniek als de adoptie.

Copilot levert pas echt iets op als je team het elke dag gebruikt. Een goede voorbereiding maakt het veilig, een goede training maakt het waardevol.

Wil je weten wat Let’s Copilot voor jouw organisatie kan betekenen? Lees meer over Microsoft 365 voor het MKB of neem contact met ons op.