Cloud & Microsoft 365
Informatieclassificatie en labeling voor Microsoft 365: gevoelige informatie herkenbaar en beschermd
We richten informatieclassificatie in voor je Microsoft 365-omgeving: een paar duidelijke labels, zoals Openbaar, Intern en Vertrouwelijk, met regels die vertrouwelijke documenten en mails beschermen. Zo weet iedereen hoe gevoelig informatie is, en blijft die waar hij hoort.
Het probleem
In elke organisatie gaat informatie rond die niet voor iedereen bedoeld is: personeelsgegevens, klantdossiers, offertes en contracten. In Microsoft 365 staat die informatie verspreid over OneDrive, SharePoint, Teams en de mailbox, en een bestand is met een paar klikken gedeeld. Vaak weet een medewerker niet eens dat een document vertrouwelijk is.
Met informatieclassificatie en labeling geef je elk document en elke mail een label dat zegt hoe gevoelig het is, bijvoorbeeld Openbaar, Intern of Vertrouwelijk. Aan die labels koppelen we regels die de informatie beschermen, waar die ook naartoe gaat. Ook e-mail met gevoelige informatie versleutelen we, met één klik of vanzelf, zodat alleen de ontvanger hem kan lezen. We richten het in als project: een eenvoudig labelschema, de juiste instellingen in Microsoft 365, versleutelde e-mail, een pilot en duidelijke uitleg voor je team.
Wat merk je ervan?
In Word, Excel, Outlook en Teams kies je met één klik een label. Medewerkers weten wat vertrouwelijk is en wat niet, en een vertrouwelijk bestand blijft beschermd, ook als het per ongeluk naar de verkeerde persoon gaat.
Wat het voor je doet
Zo helpt Informatieclassificatie en labeling je
- 01
Iedereen ziet hoe gevoelig iets is
Een label op een document of mail maakt in één oogopslag duidelijk of iets openbaar, intern of vertrouwelijk is. Medewerkers hoeven niet te raden wat ze wel en niet mogen delen.
- 02
Bescherming die meereist
Aan een label koppelen we regels, zoals versleuteling of een waarschuwing bij delen buiten de organisatie. Die bescherming blijft aan het bestand vastzitten, ook als het wordt gedownload of doorgestuurd.
- 03
Klaar voor AVG, NIS2 en Copilot
Je laat zien dat je gevoelige informatie bewust beschermt. En Copilot houdt rekening met labels, zodat vertrouwelijke informatie niet zomaar in antwoorden opduikt.
In de praktijk
Zo ziet het eruit voor je team
Grip op je gevoelige informatie?
Wij richten informatieclassificatie, labels en versleutelde e-mail in voor je Microsoft 365-omgeving en leggen je team uit hoe het werkt. Als project, met een duidelijke afspraak vooraf.
Bedankt! We mailen je binnen één werkdag met een paar korte vragen. Daarna sturen we je een voorstel op maat.
Liever bellen? 010 302 1170
- Een nieuw document in Word krijgt vanzelf het label Intern: bedoeld voor collega’s, niet voor buiten.
- Gaat het over salarissen? Met één klik wordt het Vertrouwelijk: er komt een markering in en het bestand wordt versleuteld.
- Per ongeluk naar iemand buiten de organisatie? Outlook waarschuwt en houdt de vertrouwelijke bijlage tegen.
- Een mail aan de accountant met een BSN erin? Die wordt vanzelf versleuteld: alleen de ontvanger kan hem lezen.
- De accountant opent de mail veilig met een eenmalige code. Een eigen Microsoft-account is niet nodig.
- Belandt het bestand toch buiten de deur, dan blijft het versleuteld: wie geen toegang heeft, kan het niet openen.
- Ook Copilot houdt zich eraan: wie het document niet mag openen, krijgt de inhoud ook niet in een antwoord.
- En in Microsoft Purview zie je hoe de labels worden gebruikt, zodat je weet waar je gevoelige informatie staat.
- Gevoelige informatie herkenbaar en beschermd? Wij richten het voor je in.
Hoe het werkt
Zo regelen we het
Geen technisch verhaal, maar wat er gebeurt en wie wat doet.
Plan een kennismaking- Stap 1
Inventarisatie
We brengen samen in kaart welke informatie jullie hebben, waar die staat en wat echt vertrouwelijk is: personeelsdossiers, klantgegevens, financiële stukken of contracten.
- Stap 2
Labels en afspraken
We stellen een kort en begrijpelijk labelschema op, meestal drie of vier labels, met per label wat het betekent en wanneer je het gebruikt. Liever een paar labels die iedereen snapt dan een lange lijst.
- Stap 3
Inrichten in Microsoft 365
We maken de labels aan in Microsoft Purview en koppelen de regels: versleuteling, beperkingen bij delen en een markering in het document. We stellen een standaardlabel in en, waar dat past, labels voor complete Teams en SharePoint-sites.
- Stap 4
Versleutelde e-mail
We zorgen dat medewerkers in Outlook met één klik een mail kunnen versleutelen, en dat het label Vertrouwelijk een mail vanzelf versleutelt. Met regels gaat het ook automatisch, bijvoorbeeld als er een BSN of rekeningnummer in een mail naar buiten staat. De ontvanger opent de mail veilig met een eenmalige code.
- Stap 5
Testen met een pilotgroep
Een kleine groep werkt een paar weken met de labels in Word, Excel, Outlook en Teams. We verwerken hun ervaringen voordat de rest van het team volgt.
- Stap 6
Uitrol en uitleg
We rollen de labels uit naar iedereen, met een korte uitleg in gewone taal. Daarna kijken we samen naar het gebruik en schaven we bij waar nodig.
Veelgestelde vragen
Vragen over Informatieclassificatie en labeling
Staat je vraag er niet tussen? Bel ons gerust, we denken graag met je mee.
Welke licentie heb ik nodig?
Met Microsoft 365 Business Premium, de standaard binnen Modern Workplace, kun je gevoeligheidslabels handmatig laten kiezen, een standaardlabel instellen en regels koppelen zoals versleuteling. Automatisch labelen op basis van de inhoud vraagt een uitgebreidere licentie; of dat nodig is, bekijken we samen.
Kan ik ook e-mail versleutelen?
Ja. Een deel is al geregeld: mail gaat versleuteld tussen mailservers en staat versleuteld opgeslagen. Maar wil je dat alleen de ontvanger een mail kan lezen, dan moet je hem zelf versleutelen. Met Business Premium kan dat met de knop Versleutelen in Outlook. Wij richten in dat het label Vertrouwelijk een mail vanzelf versleutelt, en dat mails met bijvoorbeeld een BSN naar buiten automatisch versleuteld worden. De ontvanger opent de mail met een eenmalige code; een eigen Microsoft-account is niet nodig.
Moeten medewerkers elk document labelen?
Nee. We stellen een standaardlabel in, bijvoorbeeld Intern, zodat alleen gevoelige stukken een ander label nodig hebben. Met labels op Teams en SharePoint-sites krijgt alles op die plek vanzelf de juiste bescherming.
Wat is het verschil met de bescherming die ik al heb?
Beveiliging zoals MFA en apparaatbeheer beschermt de toegang tot je omgeving. Labels beschermen de informatie zelf: ook buiten je omgeving, bijvoorbeeld als een document wordt doorgestuurd of op een USB-stick belandt.
Waarom een project?
Het opzetten van labels, afspraken en regels is eenmalig werk met een duidelijk begin en einde. Daarom doen we het als project, met heldere afspraken vooraf. Daarna valt het onderhoud onder het gewone beheer.
Helpt dit ook bij Copilot?
Ja. Copilot houdt rekening met labels en versleuteling: informatie die iemand niet mag openen, verschijnt ook niet in zijn antwoorden. Labelen is daarom een vast onderdeel van een goede Copilot-voorbereiding.