AI-wildgroei: zo houd je grip op AI in je organisatie

AI kan je team veel werk uit handen nemen: een mail opstellen, een vergadering samenvatten, een offerte nalopen. Juist daarom gaan medewerkers er vaak zelf mee aan de slag, met de tool die ze toevallig kennen. Er komt elke week een nieuwe bij. Voor je het weet, gebruikt iedereen iets anders, en weet niemand meer welke bedrijfsinformatie waar terechtkomt.

Dat noemen we AI-wildgroei. In dit artikel lees je wat de risico’s zijn, wat de wet ervan vindt, en hoe je in vier stappen grip houdt, zonder de voordelen van AI te verliezen.

Wat is AI-wildgroei?

Van AI-wildgroei spreek je als medewerkers AI-tools gebruiken zonder dat daar afspraken over zijn. Denk aan:

• een gratis chatbot in de browser, waarin iemand een klantenlijst plakt om er een mailing van te maken;
• een app op de telefoon die vergaderingen opneemt en samenvat;
• een “slimme assistent” die toegang vraagt tot de mailbox en agenda;
• AI-functies die ongemerkt aangaan in software die je al gebruikt.

Niemand doet dit met kwade bedoelingen. Mensen willen gewoon sneller werken. Maar het gevolg is dat je organisatie het overzicht kwijt is.

De risico’s

Gegevens buiten de deur

Wat je in een AI-tool invoert, gaat naar de servers van die aanbieder. Bij sommige gratis tools kan wat je invoert worden gebruikt om de AI verder te trainen. Een offerte, een personeelsdossier of de gegevens van een klant zijn dan buiten je eigen omgeving terechtgekomen, en je weet niet hoe lang ze bewaard blijven.

Apps die meelezen

AI-notulisten en assistenten vragen vaak toegang tot je mailbox, agenda of Teams-vergaderingen. Eén klik op Toestaan is genoeg. Daarna kan een onbekende partij meelezen, ook met mails van collega’s of klanten die daar nooit toestemming voor hebben gegeven.

Antwoorden die niet kloppen

AI klinkt overtuigend, ook als het antwoord niet klopt. Wie een tekst of berekening zonder controle overneemt, neemt dat risico mee in een offerte, een contract of een advies aan een klant.

Privacy en de AVG

Zet een medewerker persoonsgegevens in een AI-tool, dan is dat een verwerking van persoonsgegevens. Daar gelden de regels van de AVG voor, ook als het om “even snel iets samenvatten” gaat. Zonder afspraken met de aanbieder kan dat zelfs een datalek zijn. Lees daarover ook ons artikel over de meldplicht datalekken.

Wat de wet ervan vindt

Sinds 2 februari 2025 geldt een eerste verplichting uit de Europese AI-verordening: organisaties die AI gebruiken, moeten zorgen dat hun medewerkers er voldoende kennis van hebben. Dat heet AI-geletterdheid. Er staat niet precies in de wet hoe je dat moet doen; dat hangt af van je organisatie en van hoe je AI gebruikt. Maar “we hebben er nooit over gesproken” is geen goed antwoord meer.

Zo houd je grip in vier stappen

1. Kies bewust één omgeving. Geef je team een goede, veilige AI-tool, dan hoeft niemand zelf op zoek. Werk je met Microsoft 365, dan ligt Copilot voor de hand: je gegevens blijven binnen je eigen Microsoft 365-omgeving, met dezelfde beveiliging en rechten als de rest van je bestanden.
2. Maak afspraken in een AI-beleid. Leg vast welke tools mogen, welke informatie erin mag en welke nooit, zoals persoonsgegevens of vertrouwelijke klantinformatie. Houd het kort en begrijpelijk: een beleid dat niemand leest, helpt niet.
3. Train je team. Leg uit wat AI wel en niet kan, waarom je antwoorden moet controleren, en waar de risico’s zitten. Zo voldoe je ook aan de plicht tot AI-geletterdheid.
4. Breng je rechten op orde. Een AI-assistent als Copilot kan bij alles waar een medewerker bij kan. Staat een map met salarissen per ongeluk open voor iedereen, dan is die met één vraag te vinden. Ruim daarom eerst op wie waar toegang toe heeft. Bekijk ook welke apps toegang hebben tot je Microsoft 365, en of medewerkers zelf apps toegang mogen geven tot hun mailbox.

Verbieden werkt niet. Wie alle AI verbiedt, ziet het gebruik vooral verdwijnen uit het zicht: medewerkers gebruiken dan hun privételefoon. Een goed alternatief aanbieden, met duidelijke afspraken, werkt veel beter.

Wat NSO voor je doet

We denken mee over een AI-beleid dat bij je organisatie past, en kijken welke apps toegang hebben tot je Microsoft 365-omgeving. Wil je met Copilot aan de slag, dan bereiden we je organisatie voor: rechten op orde, informatie opgeruimd en gelabeld, duidelijke afspraken en een pilot. Zie Copilot-voorbereiding, en lees ook wat er verder op je afkomt.

Hulp nodig?

Twijfel je hoe het er in jouw organisatie voor staat, of wil je weten waar je moet beginnen? Neem contact op, dan kijken we met je mee.