Een wachtwoordkluis voor je bedrijf: zo werkt het

Een sterk en uniek wachtwoord voor elke dienst: iedereen weet dat het moet, maar bijna niemand kan het onthouden. Het gevolg is voorspelbaar. Wachtwoorden worden hergebruikt, opgeschreven of gedeeld via een berichtje in de chat. Een wachtwoordkluis lost dat probleem op, en maakt veilig werken tegelijk makkelijker.

In dit artikel lees je wat een wachtwoordkluis is, of het veilig is, en hoe je er een invoert in je organisatie.

Wat is een wachtwoordkluis?

Een wachtwoordkluis (ook wel wachtwoordmanager) is een beveiligde app waarin je al je wachtwoorden bewaart. Je hoeft nog maar één sterk wachtwoord te onthouden: dat van de kluis zelf. De kluis doet de rest:

• Sterke wachtwoorden maken: voor elke dienst een lang, uniek wachtwoord, met één klik.
• Automatisch invullen: op de juiste website vult de kluis je gegevens in. Op een nagemaakte phishingsite gebeurt dat níet. Dat is meteen een handige extra waarschuwing.
• Overal beschikbaar: op je laptop, telefoon en tablet, altijd gesynchroniseerd.
• Waarschuwen: de meeste kluizen laten zien welke wachtwoorden zwak zijn, dubbel worden gebruikt of zijn uitgelekt bij een datalek.

Is een wachtwoordkluis wel veilig?

Een logische vraag: zet je zo niet al je eieren in één mand? In de praktijk is een goede wachtwoordkluis veel veiliger dan de alternatieven, zoals hergebruikte wachtwoorden, een lijstje op papier of een Excel-bestand.

Dat komt doordat een goede kluis je gegevens versleutelt op je eigen apparaat, voordat ze worden opgeslagen. Bij de bekende zakelijke wachtwoordkluizen kan zelfs de aanbieder je wachtwoorden daardoor niet lezen. Wat je wel moet regelen:

• Een sterk hoofdwachtwoord, bij voorkeur een lange wachtzin die je nergens anders gebruikt.
• Multi-factor authenticatie op de kluis zelf, zodat je hoofdwachtwoord alleen niet genoeg is.
• Een betrouwbare, zakelijke aanbieder, met aandacht voor beveiliging en waar je gegevens worden opgeslagen.

Wachtwoorden in de browser opslaan: is dat genoeg?

Moderne browsers bieden zelf ook aan om wachtwoorden te bewaren. Voor privégebruik is dat een stuk beter dan niets. Voor een organisatie schiet het vaak tekort: je hebt geen centraal beheer, kunt niet veilig wachtwoorden delen binnen een team, en houdt geen grip op de toegang als een medewerker vertrekt.

Wat een zakelijke wachtwoordkluis extra biedt

Een zakelijke kluis is gemaakt voor teams. Belangrijke extra’s zijn:

• Veilig delen: gedeelde accounts, zoals die van een leveranciersportaal of social media, deel je via een gedeelde map in de kluis. Zo hoeft niemand het wachtwoord zelf te zien of door te sturen.
• Centraal beheer: je bepaalt wie toegang heeft tot welke wachtwoorden, en stelt regels in, bijvoorbeeld voor MFA.
• Grip bij vertrek: vertrekt een medewerker, dan trek je de toegang tot de kluis in één keer in. Je ziet ook meteen welke gedeelde wachtwoorden je moet wijzigen.
• Inzicht: rapportages over zwakke, dubbele of gelekte wachtwoorden in je organisatie.
• Koppeling met je bestaande omgeving: veel zakelijke kluizen kunnen samenwerken met je Microsoft-accounts, zodat medewerkers makkelijk kunnen inloggen.
• Ondersteuning van passkeys: de meeste kluizen kunnen ook passkeys bewaren, de wachtwoordloze manier van inloggen die steeds meer diensten ondersteunen.

Zo voer je een wachtwoordkluis in

1. Kies een zakelijke oplossing die past bij de grootte van je organisatie en samenwerkt met je bestaande omgeving.
2. Begin met een kleine groep, bijvoorbeeld de directie of het beheerteam, en verzamel ervaringen.
3. Richt gedeelde mappen in per team of afdeling, voor de accounts die jullie samen gebruiken.
4. Leg het beleid vast: alle zakelijke wachtwoorden horen in de kluis, en nergens anders. Lees meer in ons artikel Wachtwoordbeleid: zo stel je een goed beleid op.
5. Help iedereen op weg met een korte uitleg. Laat zien hoe het automatisch invullen werkt; dat is vaak het moment waarop mensen enthousiast worden.
6. Ruim oude gewoonten op: vervang hergebruikte en zwakke wachtwoorden stap voor stap, te beginnen met de belangrijkste accounts.

Checklist: klaar voor een wachtwoordkluis?

• Iedereen in je organisatie heeft toegang tot een zakelijke wachtwoordkluis
• De kluis is beveiligd met een sterk hoofdwachtwoord én multi-factor authenticatie
• Gedeelde accounts staan in gedeelde mappen, niet in mail of chat
• Er is een afspraak dat alle zakelijke wachtwoorden in de kluis staan
• Bij vertrek van een medewerker wordt de toegang direct ingetrokken
• Zwakke en hergebruikte wachtwoorden worden stap voor stap vervangen

Wil je een wachtwoordkluis invoeren in je organisatie, of weten welke oplossing bij jullie past? We denken graag met je mee. Lees meer over werkplekbeheer en cybersecurity, of neem contact met ons op.